会社の運営にかかわるコストを削減する方法

会社の運営に関わるコストとしては、人件費が一番大きいです。この人件費を減らすことが大きなポイントとなります。例えば業務効率化ツールを使用すると、経理や勤怠管理などの作業が自動化されて人件費が削減できます。また、社内業務を外部に委託することにより内部リソースのコストを削減可能になります。なお、電話代行サービスを利用すると大幅な人件費削減となります。

従来の書面文書と電子化された文書の違い

書面文書は印刷コストや紙のコストがかかる

書面文書は、印刷コストや紙のコストがかかる上、デスクの上に紙が散乱するなど職場を綺麗にしておくことが困難となります。その点、電子化された文書はサーバーに蓄積されますので、同僚との文書共有などもしやすくなります。

メールなどに添付しやすくなる

電子化されたデータは、メールなどにも添付ができて取引先などへの文書の提出が楽になります。特にPDF化しておけば、編集が不可能となるため文書の改ざんもしにくく安全です。電子化された文書をサーバーなどにアップしておけば文書の検索もしやすくなります。

会社運営の助けになる文書電子化【業務効率上昇のテクニック】

ウーマン

業務効率化ツール導入で得られるメリット

業務効率化ツールを使用すると、帳票作成機能があるため、帳票作成を手書きで行う必要がなくなり大幅な人件費の削減が可能です。また、データ集計ツールにより売上集計や予算管理、人員集計などが簡単に行えるようになります。なお、勤怠管理ツールなどと連動させることで、社員の残業の多さや、それに伴う賃金の計算なども自動化されて便利です。

通話する人

社内業務の一部を外部に委託するサービス

最近は、社内業務の一部を外部に委託するサービスもあります。いわゆるアウトソーシングの活用です。このメリットとしては、人件費の削減や企業競争力の強化、業務の効率化と品質向上などが挙げられます。最大の魅力は人件費の削減で、日本の人件費が高いことを考慮するとアウトソーシングを利用することは企業のとってとてもメリットがあります。ただし、利用方法によっては社内ノウハウが蓄積できないなどのリスクもあります。

固定電話

電話代行サービスは事業主の味方

電話代行サービスとは、依頼者の代わりに電話対応をしてくれるサービスです。秘書代行や、電話秘書代行などとも呼ばれています。例えば、依頼者が外出中の時などに電話代行サービスを利用していると、電話内容の緊急度に応じて適切な処置をしてくれるためビジネスチャンスを逃すこともありません。また、電話代行サービスのスタッフは礼儀をわきまえているため電話の会話によるトラブルも防ぐことが可能です。

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電話代行サービスってどんなサービス

男性

ただ単に電話を取り次いでくれるだけなの?

電話代行ではただ単に電話を取り次ぐだけではなく、状況に合わせた電話対応をしてくれます。

勧誘電話や迷惑電話が来た時の対応は?

会社に頻繁にかかってくる勧誘電話。これはとても迷惑なものです。電話代行ではこれらの電話が来た時に不在対応をしてくれます。

簡単な作業は自らやってくれる?

簡単な事務業務である受注作業などについては代行してくれます。

お客様の苦情の対応もしてくれますか?

ユーザーからのクレーム電話などがかかって来たとしても上手に説得してくれます。

電話の対応は上手なの?

電話代行会社のオペレーターは電話対応のプロです。失礼のない対応をすることに慣れています。そのため、社内にて電話対応をできる人材を教育する必要も無くなります。

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